רשימת עזר לארגון כנסים מדעיים

סוג הכנס  |  מועד הכנס  |  ארגון הכנס  |  מקום הכנס  |  מרצים בכנס  | מקורות מימון  | 

תמיכת האוניברסיטה במימון  |  רשימת משתתפים, הרישום והגשת תקצירים |  תכנון סדר היום  |

אירוח  |  בחירת חברה לארגון כנסים |  בחירת בית מלון  | פרסום |  חומר נלווה | 

ביצוע עבודה גרפית והדפסות | ציוד באולם |  סוג כיבוד  | ספק כיבוד |  שונות  |  ביטחון

דיווח לדוברת האוניברסיטה ולאמצעי התקשורת

1. סוג הכנס

• יום עיון                      
• סדנא                  
• כנס ארצי 
• כנס בינלאומי

2. מועד הכנס

• משך הכנס
• פניה לאתרי חיפוש באינטרנט על כנסים בנושאים מקבילים בתקופה זהה.
• תחזיות לכנסים בספרות מקצועית וכו'
• תקופת חופשות
• רשימת אולמות - מפת הקמפוס
• שעות פתיחת שערים

3.  ארגון הכנס

• ארגון עצמי
• ארגון ע"י חברה חיצונית  (מידע נוסף באתר יחידת ההספקה)

טיפ: מומלץ לרכז את כל הנתונים בטבלת מטלות לוגיסטיות

• באוניברסיטה - היכן
• מחוץ לאוניברסיטה - היכן
• בחו"ל - היכן

בהתאם להוראות האוניברסיטה יש לקבל אישור מקדמי להשכרת אולמות לגורמים חוץ אוניברסיטאיים מנציג אגף קשרי חוץ ופיתוח משאבים. על הגורם הפונה לאוניברסיטה להעביר בקשה בכתב אל ענת הלוי בכתובת AnatH@tauex.tau.ac.il. בהתאם למענה, ימשך הטיפול מול גורמי הקמפוס.

 רשימת האולמות הכוללת את שמות מזכירות שיריוני חדרים >

שמות המרצים/המוסד/נושא ההרצאה/טלפון/דוא"ל

קול קורא להגשת תקצירים:

טיפ: מומלץ לשלוח מכתבי תודה למרצים בסיום הכנס.

טיפ: מומלץ להכין טופס מראש לחתימת המרצה  המאשר שימוש במצגת לאחר הכנס.

6.  מקורות מימון

גורם מממן                         סכום

תקציב יח' שוטף               __________

פקולטה                         __________

דמי רישום                      __________

קרנות                           __________

תרומות                         __________

חסויות                          __________

סה"כ :                         __________

להורדת טופס חיוב / זיכוי בין יח' אונ' יש להיכנס ללשונית הטפסים באתר יחידת האספקה ולבחור בטופס הרצוי

• רשימת משתתפים
• מספר משתתפים - מהארץ:    ___________  מחו"ל:    ____________
• טופס הגשת תקצירים
• קול קורא להשתתפות
• תכתובת עם המשתתפים
• טופס רישום

טיפ: מומלץ להכניס בטופס הרישום מקום לרישום כתובת המייל של האורח כדי ליצור רשימת תפוצה בעתיד.

9. תכנון סדר יום (תכנית הכנס)

• מרצים, נושאי ההרצאות, משך ההרצאה, שעת ההרצאה, הפסקות לכיבוד קל, הפסקות, ארוחות, פעילויות חברתיות, סיורים, הופעות.

11. בחירת חברה לארגון כנסים

חברות תחת הסכם מסגרת עם האוניברסיטה

טיפ: חלק מהחברות נותנות שירותי VIP בשדה התעופה בישראל וכמו כן מזרזות את הליכי הבידוק בנתב"ג.

12.  בחירת בית מלון

•  אירוח המשתתפים מחו"ל :לינה (הנחיות ותעריפים) - ראה טיפ
• אירוח תלמידי המחקר: לינה במעונות הסטודנטים
• הנחיות להזנת הזמנה במערכת ה-ERP

טיפ: לתקופות ארוכות מומלץ לשכן את האורח בבית דירות ולא במלון.

טיפ: אורח מחו"ל – אינו משלם מע"מ בבית מלון בארץ. יש לציין מדינת מוצא בהזמנה.

 א) אמצעי פרסום        

• הזמנות ופרסום לקהל יעד ידוע       
• אפשרות לרשימת דיוור באוניברסיטה Listserve    
• מודעות לקהל הרחב בעיתון        
• פוסטרים                                   
• חוברת ראשונית                          
• יחסי ציבור          

ב) מקום פרסום

• פנים אוניברסיטאי (אגף השיווק)
• ראיונות באמצעי תקשורת (דוברת)

ג) פרסום באינטרנט   

• אתר החוג/אתר הפקולטה          
•  לוח אירועים אוניברסיטאי         
• אתר נפרד לכנס      
• פרסום דיגיטלי

 ד) פרסום לאחר הכנס 

• Proceedings 

ה) פרסום בזמן הכנס    

• חוברת הכנס (תכנית ותקצירים)

טיפ: על מנת להכניס אירוע ללוח האירועים האוניברסיטאי – יש לפנות למזכירת הדוברת

14. חומר נלווה

• מעמדים לפוסטרים מדעיים (קוליסות)
• באנרים                                   
• בלוק כתיבה + עט                 
• תגים                                    
• תיק כנס                             
• חוברות                              
• צילומים    
• צילום סטילס                      
• אחר (פרט) ______________________________

טיפ: אנו ממליצים לפנות לקנייני הרכש בקטגוריות הנ"ל אשר להם רשימת ספקים מומלצים לרכישה של הפריטים הנ"ל.

15.  ביצוע עבודה גרפית והדפסות

פנים אוניברסיטאי-דפוס האוניברסיטה (יש לערוך הזמנה ישירה לבית הדפוס במערכת  ה-(ERPׂ

• הל"ש (הוצאה לאור)
• המשרד לעיצוב גרפי      
• בית הדפוס האוניברסיטאי                                                                                                 

16. ציוד באולם  (קטגוריה 102 בקטגוריות רכש)

        צוות מקצועי :   האם דרוש ?

טיפ: מומלץ לברר אם קיימים הסכמי מחירונים לגבי הנ"ל

 במידה ויש צורך בהזמנת רכש מעל לסכום הזמנה קטנה – אנו ממליצים להכין את דרישת הרכש בצירוף 2-3 הצעות מחיר, לפחות חודשיים מראש.

17. סוג כיבוד

 כיבוד לקהל הכנס – נהלים ותעריפים מאושרים

18. ספק כיבוד

בתי אוכל ושירות הסעדה באוניברסיטה

ניתן להתקשר גם עם חברת קייטרינג חיצונית ובלבד שהתעריף מתאים להנחיות המנכ"ל.

• פרחים
• דגלי מדינה של האורחים
• ניקיון 
• אמנים
• ליווי מוזיקלי 
• הסעות וסיורים [ סע '16.1 – 17.1 בעמוד "הנחיות רכש ומחירונים" באתר יחידת האספקה ]
• כניסה לשמורות טבע
• מוניות [ סע' 17.1-17.2 בעמוד "הנחיות רכש ומחירונים" באתר יחידת האספקה  ]
• השכרת רכב [ סע' 28.1 בעמוד "הנחיות רכש ומחירונים" באתר יחידת האספקה  ]
• פעילות חברתית
• הובלות ציוד 
• שי לאורחים מיוחדים (קשרי חוץ)

טיפ: אנו ממליצים להעזר בקנייני הרכש לצורך קבלת ספקים מומלצים.

טיפ: לליווי מוזיקלי – ניתן להזמין נגנים מביה"ס למוזיקה באוניברסיטת ת"א.

טיפ: במידה ויש צורך בהזמנת רכש מעל לסכום הזמנה קטנה – אנו ממליצים להכין את דרישת הרכש בצירוף 2-3 הצעות מחיר, לפחות חודשיים מראש.

20. ביטחון

אתר יחידת הביטחון >

אבטחה, סדרנים, חנייה, שילוט,  סידורי הסעה

• טיפ: יש לבדוק מול מדור בטחון אפשרות לשריון  מאבטח  במידה  הוזמנה אישיות בכירה (לדוגמא: שר, שגריר)
• טיפ: אולמות מעל 200 איש – נדרש מאבטח. יש לערוך הזמנת עבודה דרך מערכת ה - ERP לפני מועד הכנס.
• טיפ: באירועים בהם נדרש מספר רב של אישורי כניסה, עדיף להכניס "קוד אירוע" למערכת אישורי החניה. יש לרשום את הקוד ע"ג ההזמנה.
• טיפ: להסעות וטיולים יש לתאם מאבטח ומע"ר באמצעות מדור בטחון.

21. דיווח לדוברת האוניברסיטה ולאמצעי התקשורת (טל. 6158)

לאתר הדוברת >

  טיפ: מומלץ להעביר את נושא הכנס לדוברת לשם פרסום באמצעי התקשורת.